wps 怎么设置打印区域 表格打印范围设置教程

在 WPS 表格里面设置打印区域，核心操作就是鼠标框选需要打印的单元格范围，切换到页面布局选项卡，点击设置打印区域按钮，选定的范围就会被标记成专属打印区域，后续执行打印或者导出 PDF 的时候，只会输出这个区域里面的数据，表格外面多余空行空列备注内容都不会打印出来，做台账报表考勤表的时候这个功能非常实用，很多用户直接打印整张工作表，结果大量空白行列一起打印出来，浪费纸张还影响阅读效果，还有一部分用户设置完打印区域之后，新增数据不在打印范围内，打印出来内容缺失，本质是没有理解打印区域是固定单元格选区，新增内容超出选区之后不会自动纳入，另外还要区分 WPS 表格打印区域和打印预览临时选择打印选定区域，永久保存的打印区域需要在页面布局里面设置，临时打印只是单次生效，下次打开文件会失效，掌握这两种方式的区别，就可以根据单次打印和长期固定打印需求灵活选择。

基础设置打印区域操作步骤

1 打开 WPS 表格文件，切换到目标工作表

2 鼠标点击起始单元格，按住左键拖动，选中所有需要打印的连续单元格区域

3 点击顶部页面布局选项卡，在页面设置分组找到打印区域按钮

4 点击打印区域下拉菜单，选择设置打印区域，选中区域就会添加虚线边框，代表已经成功设置打印区域

5 点击打印预览，确认预览窗口只显示选定区域内容

6 如果需要追加更多单元格加入打印区域，先选中新增单元格，再次打开打印区域下拉菜单，选择添加到打印区域，原有打印区域就会扩展合并

7 不需要打印区域的时候，打开下拉菜单选择取消打印区域，工作表恢复成默认全表打印状态

临时打印选定区域操作

这个方式不需要永久保存打印区域，适合偶尔只打印一部分内容

1 框选需要打印的单元格范围

2 按下 Ctrl 加 P 调出打印窗口

3 在打印设置里面，选择打印选定区域

4 确认之后执行打印，本次打印只会输出选中区域，文件关闭之后这个临时选区不会保存

打印区域相关参数说明

进阶操作要点

多段不连续打印区域

WPS 支持把多个不连续单元格区域添加成打印区域，每一段区域会默认分成单独页面打印，适合一张表格里面多个独立模块需要一起打印的场景，但是不连续区域打印的时候会自动分页，无法强制合并到同一页，这个是软件本身限制。

打印区域配合缩放适配 A4

设置好打印区域之后，可以继续在页面布局里面设置纸张大小纸张方向，并且设置调整为一页宽一页高，让选定的打印区域自动缩放适配 A4 纸张，避免打印区域内容跨多页。

打印区域和分页符关联

设置打印区域之后，页面上的蓝色分页线会根据打印区域重新计算，如果打印区域里面内容超出一页，依旧会自动拆分多页，想要单页打印必须配合缩放设置。

保存文件保留打印区域

设置好打印区域之后，必须保存表格文件，下次打开这个工作表，打印区域参数仍然生效，如果没有保存，关闭文件之后设置就会丢失。

异常问题处理清单

综合来看，WPS 表格设置打印区域优先使用页面布局里面的设置打印区域，适合长期固定打印范围，临时单次打印可以直接在打印窗口选择打印选定区域，设置完成一定要打开打印预览核对，确认打印范围正确，正式打印前可以先打印测试页，后续表格增加数据的时候记得扩充打印区域，避免打印漏内容。

【常见问题】

问题 1 wps 怎么设置打印区域之后怎么取消

回答 1 wps 怎么设置打印区域之后想要取消，点击页面布局选项卡，打开打印区域下拉菜单，选择取消打印区域，清除固定打印范围，工作表就恢复默认全表打印模式。

问题 2 wps 怎么设置打印区域可以选择多个不连续区域吗

回答 1 wps 怎么设置打印区域支持多个不连续区域，选中第一块区域设置打印区域，再选中其他区域选择添加到打印区域，注意多段打印区域会自动分页，不能合并在同一页面。

问题 3 wps 怎么设置打印区域新增内容为什么打印不出来

回答 1 wps 怎么设置打印区域之后新增内容打印缺失，是新增单元格不在原有打印选区里面，打开打印区域下拉菜单，选择添加到打印区域，把新数据纳入打印范围即可。

问题 4 wps 怎么设置打印区域导出 PDF 还是打印整张表

回答 1 wps 怎么设置打印区域导出 PDF 仍然输出整张表，是导出 PDF 的时候选择了打印整个工作表，导出选项里面改成打印选定区域，并且确认已经设置好打印区域，再执行导出。

【免责申明】

本文操作教程基于 WPS 表格常规版本编写，不同版本 WPS 界面选项存在细微差异，工作表分页符合并单元格等因素会影响打印区域最终效果，本文仅作为操作参考，不保证所有特殊表格场景都可以完全复现相同效果。